Wie du als Freiberufler den Überblick über deine Finanzen behältst

Viele Einzelunternehmer und Freiberufler haben unregelmäßige Einkünfte. Es können mal ein paar Monate ohne Umsätze vergehen. Bei Abschluss eines größeren Projektes, verdient man dann natürlich auf einen Schlag viel mehr.

Trotzdem hat man jeden Monat geschäftliche und private Ausgaben, ob man was verdient oder nicht. Das Finanzamt möchte jeden Monat die Umsatzsteuer überwiesen bekommen und irgendwann natürlich auch die Einkommenssteuer. Da die Übersicht zu behalten, ist nicht ganz so einfach.

Welche Konten du brauchst

Um einen Überblick zu bekommen, musst du erst mal deine Ausgaben nach privat und geschäftlich trennen. Dazu brauchst du mindestens diese Konten:

• Privates Girokonto
• Geschäftliches Girokonto
• Geldmarktkonto Rücklagen Steuern

Dein privates Girokonto dient zur Begleichung aller deiner privaten Kosten. Du musst regelmäßig Geld von deinem Geschäftskonto auf dieses Konto umbuchen. Auch alle Einnahmen die nicht aus deiner Selbstständigkeit entstehen, z.B. Zinseinnahmen oder Kindergeld sollten hier eingehen.

Das geschäftliche Girokonto schreibst du auf deine Rechnungen und du zahlst von diesem die Rechnungen deiner Lieferanten oder die Gehälter deiner Angestellten.

Ein Geldmarktkonto dient dazu, die Rücklagen für deine Umsatzsteuer- und Einkommenssteuerzahlungen zu bilden. Auf einem Geldmarktkonto bekommst du noch ein paar Euro Zinsen dafür und du kommst weniger in Verlegenheit das Geld auszugeben, weil es nicht auf dem Girokonto ist.

Kenne deine Ausgaben

Geschäftskosten

Du musst zunächst deine Ausgaben ermitteln. Deine geschäftlichen Ausgaben bekommst du aus deiner Buchhaltung.

Da du einen prozentualen Wert brauchst teilst du den deine durchschnittlichen Ausgaben durch deinen durchschnittlichen Nettoumsatz (Einnahmen – Umsatzsteuer) und multiplizierst das Ergebnis mit 100.

Ein Beispiel:

Deine durchschnittlichen Geschäftsausgaben der letzten Monate waren 150 €, dein durchschnittlicher Umsatz im gleichen Zeitraum war 1190 €. Das sind Netto also 1000 € Umsatz.

Deine Geschäftskosten sind also 15%

Einkommenssteuer

Die Berechnung deiner genauen Steuerlast ist eine Aufgabe die ohne Ende nutzloses Spezialwissen erfordert. Steuerrecht ist aufgrund von hunderten Ausnahmen total unlogisch und zu allem Übel ändern sich diese Ausnahmen auch noch ständig. Man sollte also die Details seinem Steuerberater und den Profis vom Finanzamt überlassen.

Die gute Nachricht ist, du musst es gar nicht so genau wissen. Es reicht ein Prozentwert der ungefähr hinkommt. Dazu hast du 3 einfache Möglichkeiten:

• Ruf deinen Steuerberater an.
• Schau in der letzten Steuererklärung und rechne es aus.
• Verwende den Steuerrechner des Bundesministeriums der Finanzen.

Für jede Rechnung die Rücklage umbuchen

Viele Einzelunternehmer und Freiberufler stellen Ihren Kunden nur wenige Rechnungen pro Monat. Es ist deshalb einfach die Rücklagen und Auszahlungen für jede Rechnung vorzunehmen.

Wenn du mehr Rechnungen stellst, summierst du einfach die Rechnungen von einer Woche auf und wendest die folgenden Schritte für den Wochenumsatz an.

Von jeder Rechnung die als Zahlung auf deinem Konto eingeht buchst du die Mehrwertsteuer und deinen prozentualen Einkommenssteuerbetrag sofort auf dein Geldmarktkonto Steuern. Von dem was übrig bleibt ziehst du deine Geschäftskosten ab und überweist dir den Rest auf dein privates Girokonto.

Ein Beispiel

Wir gehen von folgenden Zahlen aus.

Steuerrücklage

1190 € / 119 ⋅ 19 = 190 € Umsatzsteuer
(1000 € – 190 €) ⋅ 20% = 250 € Einkommenssteuer

= 190 € + 250 € = 440 € Steuerrücklage.

Du buchst also 440 € auf dein Geldmarktkonto Steuern um.

Geschäftskosten

(1000 € – 190 €) ⋅ 15% = 150 € Geschäftskosten

Private Auszahlung

1190 € – 190 € – 250 € – 150 € = 600 €

Du buchst dir also 600 € auf dein Privatkonto um. Das ist sozusagen dein Gehalt.

Das Finanzamt will nur dein bestes, dein Geld

Das Finanzamt benötigt dein Geld um es an Herrn Schäuble zu überweisen, der damit z.B. Straßen bauen lässt, oder Drohnen die keine Fluggenehmigung bekommen. Du könntest dich jetzt darüber aufregen, es bringt dich aber nicht wirklich weiter.

Das Finanzamt wird also regelmäßig die Umsatzsteuer von deinem Geschäftskonto abbuchen, und weniger oft die Einkommenssteuer von deinem Privatkonto. Sobald das Finanzamt Geld einzieht, buchst du also den Betrag den das Finanzamt abgebucht hat auf das betreffende Konto zurück. Wenn deine Prozentwerte stimmen bekommst du also nie wieder ein Problem mit dem Finanzamt.

Da es etwas dauert bis die ganzen Steuergeschichten erledigt sind, macht es Sinn für jedes Jahr ein eigenes Geldmarktkonto zu verwenden um den Überblick zu behalten.

Eingebaute Reserve

Wer jetzt aufgepasst hat, hat eventuell bemerkt das die Rechnung einen Aspekt nicht betrachtet:

Unsere Lieferanten stellen uns in der Regel Rechnungen mit Umsatzsteuer. Bei unserer Umsatzsteuervoranmeldung ziehen wir diese natürlich von der eingenommenen Umsatzsteuer ab.

Im konkreten Beispiel:

150 € Geschäftskosten davon 19% Umsatzsteuer = 23,95 €

Bei deiner Umsatzsteuervoranmeldung würdest du also 190 € – 23,95 € = 166,05 € angeben und hättest somit eine Reserve von 23,95 € pro Monat auf deinem Geldmarktkonto.

Diese Reserve sichert dich ab, falls dein Steuersatz etwas höher ausfallen sollte als geplant. Oder dient zur Bildung von Rücklagen wenn deine Steuererklärung durch ist und du das Geldmarktkonto für dieses Jahr aufräumst. Davon abgesehen macht das die ganze Rechnerei viel einfacher.

Soll ich das wirklich jeden Monat alles ausrechnen?

Nein natürlich nicht. Du musst folgendes tun.

1. Lad das Excel runter
2. Finde deine Geschäftskosten und deinen Steuersatz raus und trage diese Werte im Reiter Konfiguration ein
3. Trage bei jedem Rechnungseingang die Rechnungsnummer und den Rechnungsbetrag im Reiter Auszahlungen ein und B
   buche den Betrag in der Spalte Steuerrückzahlung auf dein Geldmarktkonto Steuern und den Betrag in Spalte Auszahlung privat auf dein Privatkonto