6 Anwendungen die für jeden Unternehmer unverzichtbar sind

Diese 6 Anwendungen sind für mich, als Unternehmer, unverzichtbar bei meiner täglichen Arbeit. Dabei geht es nicht um die konkrete Software selber, sondern um die Kategorie. Da ich nichts empfehlen möchte was ich nicht ausführlich getestet habe, sind zu jeder Kategorie nur genau die Produkte beschrieben, die ich auch verwende.

Passwortverwaltung

Heutzutage hat es jeder mit zahlreichen Zugangsdaten für verschiedenste Systeme zu tun. E-Mail, Onlinebanking und zahllose Webseiten benötigen einen Zugang. Überall das gleiche Passwort zu verwenden wäre gerade zu fahrlässig. Natürlich sollte jedes Passwort auch ein sicheres Passwort sein. Was ein sicheres Passwort ist wird hier sehr ausführlich beschrieben. Kurz zusammengefasst enthält ein sicheres Passwort:

• Mindestens 12 Zeichen
• Groß- und Kleinbuchstaben
• Sonderzeichen und Ziffern (?!%+...)
• Es sollte nicht im Wörterbuch vorkommen

Das kann sich kein Mensch merken. Deshalb benötigt man einen Passwort Manager der alle Passwörter verschlüsselt speichert und mit einem Masterpasswort sichert. Im Optimalfall unterstützt das Programm auch bei der Eingabe durch ein Plugin im Webbrowser. Ich verwende 1Passwort von agile Bits als Passwortmanager. Das Programm steht für OSX, Mac, iOS und Android zur Verfügung. Auf dem Mac gibt es Plugins die sich in den Browser integrieren. Das Programm macht wirklich Spaß, ich kann es uneingeschränkt empfehlen.

Copy and Paste History

Bei der Arbeit am Computer verwendet man häufig die kopieren und einfügen Funktion. Oft kommt es vor das man einen Textabschnitt den man zwei Arbeitsschritte davor kopiert hat noch mal benötigt. Ein Copy and Paste History Programm ermöglicht mit einem Tastenkürzel oder der Maus auf die letzten kopierten Texte zuzugreifen. Wenn man sich daran gewöhnt hat ist das unglaublich praktisch. Als Softwareentwickler bearbeite ich naturgemäß sehr viel Text. Aber auch wenn du nur ein paar E-Mails am Tag schreibst kannst du nach sehr kurzer Eingewöhnung wertvolle Minuten sparen. Und das jeden Tag. Auf meinem Mac verwende ich dazu Flycut. Das Programm macht genau was es soll und ist kostenlos.

Bankprogramm mit HBCI-Schnittstelle

Als Unternehmer muss man immer den Überblick über seine Finanzen haben. Und zwar auf einen Blick. Man braucht also alle privaten und geschäftlichen Girokonten und Geldmarktkonten auf einem Bildschirm. Das Onlinebanking der Banken ist dazu nicht wirklich geeignet:

• Die Usability ist meistens eher mittelmäßig
• Du hast wahrscheinlich Konten bei verschiedenen Banken
• Das Onlinebanking zeigt nur Daten bis 180 Tage in der Vergangenheit an

Deshalb benötigt man ein Bankprogramm das Buchungen über eine sogenannte HBCI Schnittstelle auf den Rechner lädt und dort speichert. Damit hat man eine komplette Historie der Bankbewegungen auf dem Rechner und kann auch nach älteren Buchungen einfach suchen, falls das mal nötig sein sollte. Zusätzlich spart man Zeit, weil man sich nicht mit dem Onlinebanking verschiedener Banken rumschlagen muss. Ich verwende Bank X als Bankprogramm. Das Programm hat sehr viele mächtige Funktionen. Man kann z.B. Buchungen anhand von Filterregeln Kategorien zuweisen und dann Analysen durchführen. Um zum Beispiel herauszufinden: Wie viel hab ich letztes Jahr für Versicherungen ausgegeben?

Persönliche Todoliste

Ich habe es mir angewöhnt für jeden Tag eine Todoliste zu schreiben, was an diesem Tag erledigt werden muss. Dabei vermische ich munter private und geschäftliche Aktivitäten. Es taucht also der Punkt: "Frisörtermin ausmachen" direkt neben: Singleton für Komponente XY implementieren auf. Ich plane nur meine aktuellen, persönlichen Aufgaben in meiner Todoliste. Projektmanagement oder langfristige Planung mache ich damit nicht. Ich verwende Things von Cultured Code auf Mac und iPhone. Das Programm ist super zu bedienen und syncronisiert die Aufgaben zwischen den Geräten. Man könnte für eine Todoliste auch einfach ein Notizbuch verwenden und abgearbeitete Aufgaben durchstreichen. Für mich funktioniert aber eine Software besser.

Projektmanagement

Neben einer kurzfristigen Todoliste benötigt man noch eine komplette Projektmanagement Software um:

• Mit Kunden und Mitarbeitern zu kommunizieren
• Aufgaben und Termine verwalten
• Dokumente und E-Mails Projektspezifisch abzulegen

Ich verwende dazu das webbasierte Basecamp. Es legt besonderen Wert auf Einfachheit und Usability, hat dafür aber relativ wenig Funktionen. Seit einiger Zeit existiert eine neuere Version von Basecamp, mit Skeuomorphismus Design das einen Papierstapel nachahmt. Ich finde das Design wirklich furchtbar. Ich war aber bis jetzt zu faul mir eine Alternative zu suchen. Mit der Funktionalität selber bin ich sehr zufrieden.

Buchhaltung

Zu jedem Unternehmen gehört eine Buchhaltungssoftware. Diese sollte einfachen Zugriff auf alle Basisfunktionen wie Stunden erfassen und Rechnungen schreiben bieten. Das wichtigste sind jedoch gut funktionierende Schnittstellen:

• HBCI-Schnittstelle zum Importieren der Kontobewegungen
• Elster-Schnittstelle zum Übertragen der Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt
• DATEV-Schnittstelle zur Übergabe von Buchungen an den Steuerberater
• Schnittstelle zum Übertragen von Briefen an einen Postdienstleister

Ich verwende für die Buchhaltung meiner beiden Firmen Collmex. Die Software nimmt einem durch die effizienten Schnittstellen viel Arbeit ab und bietet tolle Hilfestellungen. Der Link zu Collmex ist ein Affiliatelink. Wenn Du dich für Collmex anmelden solltest würde es mich freuen wenn du den Link verwendest oder meine Kundennummer 42461 bei der Bestellung angibst. Gibt es Software die für dich unverzichtbar ist?