Wie du als Freiberufler den Überblick über deine Finanzen behältst

Viele Einzelunternehmer und Freiberufler haben unregelmäßige Einkünfte. Es können mal ein paar Monate ohne Umsätze vergehen. Bei Abschluss eines größeren Projektes, verdient man dann natürlich auf einen Schlag viel mehr.

Trotzdem hat man jeden Monat geschäftliche und private Ausgaben, ob man was verdient oder nicht. Das Finanzamt möchte jeden Monat die Umsatzsteuer überwiesen bekommen und irgendwann natürlich auch die Einkommenssteuer. Da die Übersicht zu behalten, ist nicht ganz so einfach.

finanzen

Welche Konten du brauchst

Um einen Überblick zu bekommen, musst du erst mal deine Ausgaben nach privat und geschäftlich trennen. Dazu brauchst du mindestens diese Konten:

  • Privates Girokonto
  • Geschäftliches Girokonto
  • Geldmarktkonto Rücklagen Steuern

Dein privates Girokonto dient zur Begleichung aller deiner privaten Kosten. Du musst regelmäßig Geld von deinem Geschäftskonto auf dieses Konto umbuchen. Auch alle Einnahmen die nicht aus deiner Selbstständigkeit entstehen, z.B. Zinseinnahmen oder Kindergeld sollten hier eingehen.

Das geschäftliche Girokonto schreibst du auf deine Rechnungen und du zahlst von diesem die Rechnungen deiner Lieferanten oder die Gehälter deiner Angestellten.

Ein Geldmarktkonto dient dazu, die Rücklagen für deine Umsatzsteuer- und Einkommenssteuerzahlungen zu bilden. Auf einem Geldmarktkonto bekommst du noch ein paar Euro Zinsen dafür und du kommst weniger in Verlegenheit das Geld auszugeben, weil es nicht auf dem Girokonto ist.

Kenne deine Ausgaben

Geschäftskosten

Du musst zunächst deine Ausgaben ermitteln. Deine geschäftlichen Ausgaben bekommst du aus deiner Buchhaltung.

Da du einen prozentualen Wert brauchst teilst du den deine durchschnittlichen Ausgaben durch deinen durchschnittlichen Nettoumsatz (Einnahmen – Umsatzsteuer) und multiplizierst das Ergebnis mit 100.

Ein Beispiel:

Deine durchschnittlichen Geschäftsausgaben der letzten Monate waren 150 €, dein durchschnittlicher Umsatz im gleichen Zeitraum war 1190 €. Das sind Netto also 1000 € Umsatz.

150⁄1000 = 0,15 ⋅ 100 = 15%

Deine Geschäftskosten sind also 15%

Einkommenssteuer

Die Berechnung deiner genauen Steuerlast ist eine Aufgabe die ohne Ende nutzloses Spezialwissen erfordert. Steuerrecht ist aufgrund von hunderten Ausnahmen total unlogisch und zu allem Übel ändern sich diese Ausnahmen auch noch ständig. Man sollte also die Details seinem Steuerberater und den Profis vom Finanzamt überlassen.

Die gute Nachricht ist, du musst es gar nicht so genau wissen. Es reicht ein Prozentwert der ungefähr hinkommt. Dazu hast du 3 einfache Möglichkeiten:

  • Ruf deinen Steuerberater an.
  • Schau in der letzten Steuererklärung und rechne es aus.
  • Verwende den Steuerrechner des Bundesministeriums der Finanzen.

Im Zweifelsfall setzt du den Wert lieber ein bisschen zu hoch an als zu niedrig.

Für jede Rechnung die Rücklage umbuchen

Viele Einzelunternehmer und Freiberufler stellen Ihren Kunden nur wenige Rechnungen pro Monat. Es ist deshalb einfach die Rücklagen und Auszahlungen für jede Rechnung vorzunehmen.

Wenn du mehr Rechnungen stellst, summierst du einfach die Rechnungen von einer Woche auf und wendest die folgenden Schritte für den Wochenumsatz an.

Von jeder Rechnung die als Zahlung auf deinem Konto eingeht buchst du die Mehrwertsteuer und deinen prozentualen Einkommenssteuerbetrag sofort auf dein Geldmarktkonto Steuern. Von dem was übrig bleibt ziehst du deine Geschäftskosten ab und überweist dir den Rest auf dein privates Girokonto.

Ein Beispiel

Wir gehen von folgenden Zahlen aus.

Umsatzsteuer 19 %
Geschäftskosten 15 %
Einkommenssteuersatz 25 %
Rechnungsbetrag 1190 €
Steuerrücklage

1190 € ⋅ 19% = 190 € Umsatzsteuer
(1000 € – 190 €) ⋅ 20% = 250 € Einkommenssteuer

= 190 € + 250 € = 440 € Steuerrücklage.

Du buchst also 440 € auf dein Geldmarktkonto Steuern um.

Geschäftskosten

(1000 € – 190 €) ⋅ 15% = 150 € Geschäftskosten

Private Auszahlung

1190 € – 190 € – 250 € – 150 € = 600 €

Du buchst dir also 600 € auf dein Privatkonto um. Das ist sozusagen dein Gehalt.

Das Finanzamt will nur dein bestes, dein Geld

Das Finanzamt benötigt dein Geld um es an Herrn Schäuble zu überweisen, der damit z.B. Straßen bauen lässt, oder Drohnen die keine Fluggenehmigung bekommen. Du könntest dich jetzt darüber aufregen, es bringt dich aber nicht wirklich weiter.

Das Finanzamt wird also regelmäßig die Umsatzsteuer von deinem Geschäftskonto abbuchen, und weniger oft die Einkommenssteuer von deinem Privatkonto. Sobald das Finanzamt Geld einzieht, buchst du also den Betrag den das Finanzamt abgebucht hat auf das betreffende Konto zurück. Wenn deine Prozentwerte stimmen bekommst du also nie wieder ein Problem mit dem Finanzamt.

Da es etwas dauert bis die ganzen Steuergeschichten erledigt sind, macht es Sinn für jedes Jahr ein eigenes Geldmarktkonto zu verwenden um den Überblick zu behalten.

Eingebaute Reserve

Wer jetzt aufgepasst hat, hat eventuell bemerkt das die Rechnung einen Aspekt nicht betrachtet:

Unsere Lieferanten stellen uns in der Regel Rechnungen mit Umsatzsteuer. Bei unserer Umsatzsteuervoranmeldung ziehen wir diese natürlich von der eingenommenen Umsatzsteuer ab.

Im konkreten Beispiel:

150 € Geschäftskosten davon 19% Umsatzsteuer = 23,95 €

Bei deiner Umsatzsteuervoranmeldung würdest du also 190 € – 23,95 € = 166,05 € angeben und hättest somit eine Reserve von 23,95 € pro Monat auf deinem Geldmarktkonto.

Diese Reserve sichert dich ab, falls dein Steuersatz etwas höher ausfallen sollte als geplant. Oder dient zur Bildung von Rücklagen wenn deine Steuererklärung durch ist und du das Geldmarktkonto für dieses Jahr aufräumst. Davon abgesehen macht das die ganze Rechnerei viel einfacher.

Soll ich das wirklich jeden Monat alles ausrechnen?

Nein natürlich nicht. Du musst folgendes tun.

  1. Lad das Excel runter
  2. Finde deine Geschäftskosten und deinen Steuersatz raus und trage diese Werte im Reiter Konfiguration ein
  3. Trage bei jedem Rechnungseingang die Rechnungsnummer und den Rechnungsbetrag im Reiter Auszahlungen ein und B
    buche den Betrag in der Spalte Steuerrückzahlung auf dein Geldmarktkonto Steuern und den Betrag in Spalte Auszahlung privat auf dein Privatkonto

DOWNLOAD Auszahlung pro Rechnung Excel

8 Kommentare Wie du als Freiberufler den Überblick über deine Finanzen behältst

  1. Steffi

    Ich bin seit anderthalb Jahren Freiberuflerin und hatte das Glück, dass Jens mir seine Tipps samt Excel-Sheet zu Beginn meiner Selbständigkeit gegeben hat.
    Seither verwalte ich meine Finanzen genauso wie oben beschrieben und kann jedem ans Herz legen, dasselbe zu tun. Ich muss sagen, ich schlafe seelenruhig, weil ich genau weiß, welche Forderungen das Finanzamt noch so stellen wird und mich am Ende des Jahres keine böse Überraschung erwartet…
    Besonders guter Tipp wie ich finde: zwei Tagesgeldkonten – jeweils eins für die Rücklagen aus dem vergangenen und aus dem laufenden Jahr. So kommt nichts durcheinander.
    Danke für deine Ratschläge, Jens, und danke für die Zusammenfassung hier im Blog!

    Antworten
    1. Jens Jäger

      Hallo Markos,

      super Idee. Vielen Dank dafür. Ich bin selber nicht darauf gekommen da ich als Freiberufler keine Gewerbesteuer zahle.

      Ich werde die Gewerbesteuer in den nächsten Tagen in dem Excel ergänzen.

      Viele Grüße
      Jens

      Antworten
  2. Stefanie

    Hallo Jens,
    mir wurde heute dein Artikel empfohlen und ich bin dankbar, dass ich drauf gestoßen bin. Ich habe mich als Kleinunternehmerin gemeldet, denkst du, dass es trotzdem nötig ist ein Geldmarktkonto anzulegen? Wenn ja, ist das wie ein zweites Geschäftskonto?
    Vielen Dank,
    Stefanie

    Antworten
    1. Jens Jäger

      Hallo Stefanie,

      danke für deinen Kommentar.

      Ich würde ein Geldmarktkonto anlegen, würde es aber als Privatkonto führen. Zumindest wenn du nicht Bilanzierungspflichtig bist.

      Zahlungen aufs Geldmarktkonto sind dann halt immer Privateinlagen oder Privatentnahmen.

      Gruß Jens

      Antworten
  3. Matthias

    Top, danke dir. Ich bin gerade am Anfang meiner freiberuflichen Karriere und da kommt dieses Sheet wie gerufen. Ich habe zwar immer einen Überblick über meine Finanzen weil ich eine App benutze, aber da sind natürlich keine Steuern enthalten.
    Ich habe, dank der Hilfe von , zum traden begonnen und kann ein wenig davon leben. Gleichzeitig baue ich mir eine Dividendenportfolio auf und das nächste große Projekt wird ein eigener Blog werden. Mal sehen wie es läuft.

    Alles liebe,

    Matthias

    Antworten
  4. Rudolf

    Vielen Dank für den super Artikel.

    Ich habe ein Nebengewerbe angemeldet und zahle auch USt. Soll ich das Geldmarktkonto besser privat oder geschäftlich führen?

    Denn die USt ist ja Geschäftlich und ESt ja privat.

    Wenn ich das Geldmarktkonto privat führe und die USt auch darauf überweise, dann ist da ja eine Privatentnahme. Sobald ich die Bezahlen muss und die zurück auf das Geschäftskonto überweise ist es ja wieder eine Privateinlage. Somit ist das ja wieder ausgeglichen und es gibt doch keinen wirklichen Unterschied ob ich das Geldmarktkonto privat oder geschäftlich führe, oder übersehe ich was?

    Gruß Rudolf

    Antworten
    1. Jens Jäger

      Hallo Rudolf,

      so lange du nicht Bilanzierungspflichtig bist würde ich empfehlen die Geldmarktkonten privat zu führen. Dann tauchen die nicht in deiner Buchhaltung auf und du hast weniger Belege und weniger Arbeit mit der Buchhaltung.

      Sonst macht es eigentlich keinen Unterschied.

      Gruß Jens

      Antworten

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